ALGEMEEN

Privacywetgeving (GDPR/AVG)
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op Hygiëa. Hieronder lees je hoe Hygiëa omgaat met jouw gegevens. 

Privacystatement en privacybeleid
In dit privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Hygiëa. 

Wat zijn persoonsgegevens?
Dit zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd en IBAN. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens, bijvoorbeeld je adres of e-mailadres, of je voornaam samen met je geboortedatum. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Zo ook Hygiëa.

Van wie verwerkt Hygiëa persoonsgegevens?
Hygiëa verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Mensen die sporten bij Hygiëa;
• Trainers en vrijwilligers van Hygiëa;
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waarmee wij een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad.

 Hoe gaat Hygiëa met jouw persoonsgegevens om?

Bewaartermijn
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan 5 jaar voor normaal gebruik binnen Hygiëa of het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Uitzondering zijn gegevens die noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht, zoals financiële gegevens voor de Belastingdienst. Hiervoor staat 7 jaar als wettelijke bewaartermijn.

Beveiliging 
Wij gaan uiterst zorgvuldig om met de verwerking van jouw gegevens en werken er hard aan om je privacy te beschermen. Hygiëa gebruikt professionele websites en databases, die door de producent beveiligd zijn. De toegang daarop is gelimiteerd. Papieren documentatie wordt op één plek opgeslagen en bewaard.

Melding datalek
Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat wij direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra wij een ernstig datalek hebben. 

Wie kan er bij jouw persoonsgegevens?
De ledenadministratie en de financiële administratie kunnen al jouw gegevens inzien en aanpassen. De selectietrainers hebben inzage in Digimembers (ledenadministratie), de overige trainers krijgen een presentielijst met alleen namen en telefoonnummers.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
Hygiëa is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wij kunnen derden inschakelen om namens ons persoonsgegevens te verwerken. Deze derden zijn in dat geval aan te merken als ‘verwerkers’. Deze verwerkers handelen steeds onder de verantwoordelijkheid van Hygiëa en mogen de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden aanwenden. Wij hebben met deze derden verwerkersovereenkomsten gesloten.

Hygiëa verwerkt persoonsgegevens in aantal systemen: de applicatie voor de administratie, ClubApp en de website bij het bedrijf ALLUNITED.

Waarvoor verwerkt Hygiëa persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van Hygiëa of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven en zorg dragen voor de volgende zaken:

• Facturatie
• Indelen in de juiste groep
• Inschrijvingen voor wedstrijden en activiteiten
• Informatie over alle activiteiten van Hygiëa via de nieuwsbrief, Facebook en website
• Statistische analyse

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over bijzondere activiteiten, wedstrijduitslagen en uitval van lessen. Hiervoor stuurt Hygiëa o.a. op onregelmatige basis digitaal een nieuwsbrief. Deze ontvang je wanneer je je er via de website op hebt geabonneerd. Nieuwe leden worden automatisch lid, op grond van het recht op informatie. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘unsubscribe’ te klikken.

Hoe gaat Hygiëa om met beeldmateriaal?
Beeldmateriaal is voor Hygiëa belangrijk, als verslaglegging, maar ook als illustratie in onze communicatie-uitingen, zoals drukwerk, social media en de website. Het gaat om beeldmateriaal, zijnde foto’s en videomateriaal, waarop jij (soms) herkenbaar in beeld bent. Hygiëa is wettelijk verplicht om toestemming te vragen voor het gebruik van dit beeldmateriaal. Nieuwe leden krijgen via het aanmeldingsformulier de vraag om toestemming te geven. Bij situaties dat een kind, alleen of in een kleine groep, wordt gefotografeerd, zal de ouder(s) om toestemming worden gevraagd. Foto’s van wedstrijden kunnen op grond van journalistieke doeleinden gebruikt worden voor website en Facebook en uitgaven zoals de Zeister Nieuwsbode. Hiervoor wordt geen aparte toestemming gevraagd.

Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met het beeldmateriaal. Wij publiceren geen foto’s of video’s waardoor je schade kunt ondervinden en we plaatsen bij de foto’s en video’s geen namen.

Je toestemming geldt alleen voor beeldmateriaal dat is gemaakt in opdracht van Hygiëa. Het kan voorkomen dat anderen foto’s of video’s maken tijdens lessen, wedstrijden of andere evenementen. Hygiëa heeft daar geen invloed op, maar als wij dit zien zullen wij mensen altijd vragen om terughoudend te zijn bij het publiceren ervan.

Deze toestemming kun je te allen tijde weer intrekken. Stuur ons dan een e-mail met het ‘verzoek tot intrekken toestemming gebruik beeldmateriaal’ en je naam.

 JOUW RECHTEN

Vragen, recht van inzage, correctie en verwijdering

Je hebt ingevolge de AVG de volgende rechten:

• Het recht op inzage en rectificatie of verwijderen van de persoonsgegevens.
• Het recht om de persoonsgegevens waarover wij beschikken van ons te ontvangen om over te kunnen dragen naar een andere organisatie.
• Het recht op beperking van de verwerking, alsmede het recht om tegen (verdere) verwerking bezwaar te maken.
• Indien de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming heb je te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken.
• Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

Waar kun je terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen over ons privacystatement en voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Hygiëa kun je altijd bij ons terecht via info@hygieazeist.nl. Wij doen ons best je vraag of klacht zo snel mogelijk te beantwoorden.

WIJZIGINGEN
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op ieder moment te wijzigen. Raadpleeg daarom regelmatig deze tekst om zeker te weten dat je kennis hebt genomen van de laatste versie.

© Gymvereniging Hygiëa - Zeist, januari 2019-2023